Как организовать регулярную уборку офиса: график, договор, ответственность

Регулярная уборка офиса — это комплекс работ, который выполняется по согласованному графику и включает поддержание чистоты рабочих помещений, санузлов, кухни, входной группы и других зон. Чтобы избежать споров с сотрудниками или подрядчиком, заранее определяют состав работ, периодичность, критерии качества и порядок приемки.

Если уборку выполняет клининговая компания, эти условия лучше закрепить в договоре и его приложениях: техническом задании, графике или чек-листе. Чем подробнее описан результат услуги, тем проще проверить ее качество и предъявить обоснованные претензии.

Что такое регулярная уборка офиса и чем она отличается от разовой

Регулярная уборка офиса выполняется с установленной периодичностью: например, несколько раз в неделю или ежедневно. Конкретный состав и частота работ определяются особенностями помещения, количеством сотрудников, режимом работы и требованиями заказчика.

Разовая уборка проводится под конкретную задачу: после ремонта, перед заселением, после мероприятия, перед сдачей помещения или при необходимости привести офис в порядок после длительного перерыва.

Для регулярного клининга удобно использовать:

• договор оказания услуг;
• техническое задание;
• график уборки;
• чек-лист контроля качества;
• при необходимости — отдельный регламент или технологические карты.

Договор возмездного оказания услуг регулируется главой 39 ГК РФ. По нему исполнитель оказывает определенные услуги по заданию заказчика, а заказчик оплачивает их.

Как определить объем работ до составления графика

До начала регулярной уборки необходимо описать объект. Одной общей площади недостаточно: два офиса одинакового размера могут требовать совершенно разного объема работ.

В исходные данные обычно включают:

• общую площадь помещения;
• количество и назначение помещений;
• площадь и тип напольных покрытий;
• количество рабочих мест;
• количество санузлов и сантехнического оборудования;
• наличие кухни или кофе-поинта;
• переговорные комнаты;
• входную группу и ресепшен;
• остекление и стеклянные перегородки;
• наличие ковролина;
• помещения с ограниченным доступом;
• режим работы офиса;
• необходимость дневного дежурства;
• требования к уборке отдельных зон.

Отдельно стоит зафиксировать работы, которые не относятся к обычной поддерживающей уборке или выполняются с другой периодичностью. Например, мойка окон, глубокая чистка ковролина, очистка труднодоступных поверхностей и уборка после ремонта могут оформляться как отдельные услуги.

Что важно указать в техническом задании

Чтобы заказчик и подрядчик одинаково понимали объем услуги, в техническом задании желательно указать:

1. Какие помещения входят в обслуживание.
2. Какие операции выполняются в каждой зоне.
3. Как часто выполняется каждая операция.
4. Какие поверхности и предметы входят в уборку.
5. Какие работы не входят в базовую услугу.
6. Кто предоставляет инвентарь, оборудование, моющие и чистящие средства.
7. В какое время проводится уборка.
8. Как фиксируются замечания и устраняются недостатки.

Такой подход позволяет сравнивать предложения разных подрядчиков по одинаковому объему работ, а не только по цене.

Сколько уборщиков нужно офису

Например, одинаковые по площади офисы могут существенно различаться по трудоемкости, если в одном преобладает открытое пространство с твердым напольным покрытием, а в другом много переговорных, санузлов, кухонных зон, мебели и ковролина.

Поэтому расчет персонала лучше проводить после обследования объекта и составления перечня работ.

Нормативные документы, устанавливающие требования к условиям труда, санитарному содержанию помещений и безопасности работ, не следует подменять универсальной формулой вида «один уборщик на X квадратных метров».

Как составить график уборки офиса

График уборки показывает, какие работы выполняются и с какой периодичностью.

Удобнее составлять его по зонам:

Это пример рабочей матрицы, а не обязательный норматив. Периодичность необходимо устанавливать с учетом конкретного объекта.

Особые требования предъявляют к помещениям, где находятся оборудование, документы или другие чувствительные к влаге и химическим средствам объекты. Например, уборку серверной следует согласовывать с ответственным за ИТ-инфраструктуру и проводить с учетом требований безопасности оборудования.

Когда убирать офис: утром, вечером или днем

Время уборки офиса выбирают исходя из режима работы.

Основную уборку рабочих зон часто проводят до начала или после окончания рабочего дня. Это позволяет не мешать сотрудникам и не создавать дополнительный шум в рабочее время.

Дневное обслуживание может потребоваться для зон с высокой проходимостью:

• санузлов;
• кухни;
• ресепшена;
• входной группы;
• переговорных;
• помещений, где регулярно проходят мероприятия.

Если офису требуется присутствие уборщика в течение рабочего дня, это лучше отдельно предусмотреть в техническом задании: указать часы работы, перечень задач и время реакции на внеплановые загрязнения.

Чем регламент уборки отличается от графика

График отвечает на вопрос «когда и как часто выполнять работу», а регламент — «как именно ее выполнять».

В регламенте можно описать:

• последовательность операций;
• используемое оборудование;
• применяемые моющие и чистящие средства;
• требования к их использованию;
• правила обращения с инвентарем;
• требования безопасности;
• порядок уборки различных типов поверхностей;
• правила действий в нестандартных ситуациях.

Технологическая карта может использоваться для более детального описания конкретной операции: поверхности, средства, оборудования, последовательности действий и других параметров.

Наличие таких документов удобно для контроля качества, но не следует утверждать, что закон требует отдельную технологическую карту для каждого договора на регулярную уборку.

Какие нормативы регулируют уборку офиса в 2026 году

Единого нормативного документа, который устанавливал бы полный график уборки любого офиса, нет.

При организации уборки необходимо учитывать санитарные требования, требования охраны труда, правила обращения с используемыми средствами и условия конкретного объекта.

Для профессионального клининга также можно использовать ГОСТ Р 51870-2014 «Услуги профессиональной уборки — клининговые услуги. Общие технические условия». Стандарт является действующим и устанавливает общие технические условия для профессиональных клининговых услуг, а также требования безопасности таких услуг.

При этом ГОСТ не следует выдавать за обязательный норматив для каждого договора. Его можно использовать как основу для формирования требований к качеству и организации профессиональной уборки.

Что еще необходимо учитывать

В зависимости от объекта и характера работ могут иметь значение:

• требования охраны труда;
• требования к применяемым химическим и дезинфицирующим средствам;
• инструкции производителя оборудования и средств;
• правила обращения с отходами;
• внутренние требования заказчика к доступу в помещения;
• требования пожарной и информационной безопасности.

Конкретные требования зависят от назначения помещения и характера выполняемых работ.

Штатный уборщик или клининговая компания

У офиса есть два основных варианта организации регулярной уборки: нанять сотрудника в штат или привлечь стороннюю клининговую компанию.

При выборе подрядчика стоит оценивать не только стоимость услуги, но и состав работ, периодичность, возможность замены персонала, наличие оборудования, порядок контроля качества и ответственность за ущерб.

Что должно быть в договоре на уборку офиса

Договор оказания услуг должен четко описывать, что именно должен сделать исполнитель и каким образом заказчик принимает результат.

В договоре или приложениях к нему желательно зафиксировать:

• Предмет договора — какие услуги оказывает исполнитель.
• Перечень помещений и зон — что входит в обслуживание.
• Состав работ — какие операции выполняются.
• Периодичность — как часто выполняется каждая работа.
• График и время обслуживания.
• Требования к качеству и способ их проверки.
• Порядок передачи замечаний и устранения недостатков.
• Порядок приемки и оплаты услуг.
• Ответственность сторон.
• Порядок изменения объема работ и стоимости.
• Порядок доступа сотрудников подрядчика в помещение.
• Ответственность за ключи, пропуска и конфиденциальную информацию, если это актуально.
• Условия предоставления оборудования, инвентаря и химических средств.

Глава 39 ГК РФ регулирует договоры возмездного оказания услуг, а статья 783 предусматривает возможность применения отдельных положений о подряде, если это не противоречит природе договора оказания услуг.

Почему договор на уборку нельзя подменять предоставлением персонала

При работе с клининговой компанией важно разграничивать оказание услуги и фактическое предоставление персонала.

Это не означает, что заказчику вообще нельзя давать подрядчику замечания по качеству уборки или сообщать о необходимых работах.

Безопаснее организовать взаимодействие следующим образом:

• заказчик определяет требуемый результат услуги;
• перечень и периодичность работ закреплены в договоре и техническом задании;
• замечания передаются ответственному сотруднику клининговой компании;
• подрядчик самостоятельно организует работу своих сотрудников;
• заказчик принимает результат и фиксирует недостатки.

Само по себе наличие клинингового договора не исключает трудовых рисков, если фактическая организация работы будет соответствовать отношениям между работником и непосредственным работодателем.

Как распределить ответственность в договоре

Ответственность стоит разделить минимум на несколько блоков:

• качество оказанных услуг;
• нарушение сроков или графика;
• повреждение имущества;
• утрата ключей или пропусков;
• нарушение правил доступа;
• нарушение конфиденциальности, если подрядчик получает доступ к соответствующей информации;
• действия или бездействие привлеченного персонала.

Для договора важно не просто написать «подрядчик несет ответственность», а определить, за какие нарушения и в каком порядке предъявляются требования.

При причинении вреда имуществу применяются общие правила гражданского законодательства о возмещении вреда. В частности, статья 1064 ГК РФ устанавливает общий принцип возмещения вреда лицом, его причинившим.

Если подрядчик страхует гражданскую ответственность, заказчик может запросить сведения о страховом покрытии и его ограничениях. Наличие полиса не заменяет договорные условия и не означает автоматическое возмещение любого ущерба.

Как удерживать деньги за некачественную уборку

Порядок финансовых претензий лучше заранее прописать в договоре.

Например, можно установить:

• порядок фиксации недостатка;
• срок, в течение которого подрядчик должен устранить его;
• порядок повторной проверки;
• последствия неустранения;
• возможность уменьшения стоимости услуги или применения предусмотренной договором неустойки;
• порядок предъявления и рассмотрения претензии.

Также не следует утверждать, что заказчик автоматически получает право удерживать любую сумму из следующего платежа. Такой механизм необходимо корректно прописать в договоре с учетом характера обязательства.

Как принимать работу и контролировать качество

Для регулярной уборки удобно использовать чек-лист.

В него включают проверяемые результаты, например:

• полы очищены;
• мусор удален;
• поверхности не имеют видимых загрязнений;
• сантехника очищена;
• зеркала без заметных следов;
• расходные материалы пополнены;
• кухня приведена в порядок;
• входная зона убрана;
• переговорные убраны согласно графику.

Замечания фиксируют с указанием:

• даты;
• помещения;
• конкретного недостатка;
• фотографии при необходимости;
• ответственного лица;
• срока устранения.

Для регулярного обслуживания можно использовать ежемесячный акт оказанных услуг и приложение с перечнем замечаний. Конкретная форма приемки определяется договором.

Какие документы удобно вести

Для контроля регулярной уборки могут использоваться:

• график уборки;
• техническое задание;
• чек-лист;
• журнал посещений;
• акты оказанных услуг;
• акты или записи об устранении недостатков;
• перечень используемых средств;
• инструкции по уборке отдельных помещений;
• документы, подтверждающие соответствие применяемых средств установленным требованиям.

Набор документов зависит от характера объекта и условий договора. Не нужно создавать документы только ради формальности: каждый из них должен помогать определить объем работ, подтвердить их выполнение или зафиксировать недостатки.

Частые ошибки при организации уборки офиса